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行政小管家之辦公用品采購篇

發布時間:2019/1/4 17:27:13

為了有效控制辦公成本,合理高效地采購辦公用品,保障公司的順利運營,制定相應的辦公用品采購管理辦法至關重要。管理辦法的出臺與執行將會很大程度上保證公司的辦公效率和經營成本處于最優的狀態。

一般而言,辦公用品的采購會遵循及時性、有效性、綠色環保、成本合理的原則,充分考慮到物盡其用,將辦公用品的價值發揮到最大化。在采購中,要合理參考市場產品和服務的報價和標準,與上一年度產品和服務的報價和標準。

說到辦公用品,通常意義上是指人們在日常工作中所使用的輔助用品,辦公用品主要被應用于企業單位,它涵蓋的種類非常廣泛,包括:文件檔案用品、桌面用品、辦公設備、財務用品、耗材等一系列與工作相關的用品。

因為辦公用品采購牽涉到的物品種類多、數量大,所以必須按照一定成體系的流程進行。流程的制定要充分考慮到采購物品的特性與購買方式,做到流程優化、便捷高效、避免浪費。

為了有效管理辦公用品的采購流程,可以建議分為5步走。

首先,部門內部指派專人填寫辦公用品申請單,在部門負責人簽名確認后交由采購部門項目負責人;

其次,采購部門項目負責人進行審核,如果沒有通過則退回部門重新提交;

第三,需求審核后通知供應商進行采購;

第四,辦公用品到貨按照之前申請通知各部門專員簽名領取;

最后,每月結賬,請款進行平賬。

采購完成以后也可以針對供應商進行月度或者季度的KPI考核。

在各流程中涉及到以下幾個表格:

1、辦公用品采購申請表;

2、辦公用品申領清單;

3、協議外辦公用品申領清單;

4、合同審核單;

5、辦公費用明細;

6、費用支付申請單;

7、供應商KPI考核表等。

通過以上的流程和管理辦法,相信會對辦公用品的采購起到較大的幫助作用。同時也建議及時核查辦公用品申請和使用的情況,做到及時監督、避免浪費。

 

希望能通過自身經驗的分享,在行政管理方面幫到大家。

細心、耐心、愛心,讓我們一起把行政工作做的更好!

 

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